Regalos y hospitalidades

La recepción de regalos, invitaciones, eventos por parte de servidores públicos, clientes, proveedores, socios comerciales, está permitida en Estratec, bajo la limitante de que el monto máximo de cada regalo y/o evento no podrá exceder de $800 (ochocientos pesos 00/100 MN), o de un total acumulado de $3,400 (tres mil cuatrocientos pesos 00/100 MN) al año por colaborador.

Adicional a la regla anterior, todo colaborador de Estratec tiene estrictamente prohibido aceptar:

• Regalos que tenga como fin influir la imparcialidad en las decisiones de negocio, el agradecimiento o gratificación por el cierre de una negociación.
• Recibir como regalo dinero en efectivo, tarjetas o certificados de regalo, monederos electrónicos, valores financieros y/o cualquier otro beneficio monetario.
• Regalos otorgados en forma de servicios o beneficios no monetarios.
• Invitaciones a eventos que, a juicio del Oficial de Cumplimiento, puedan interpretarse como excesivas en el contexto de las circunstancias, o contrarias a los valores de Estratec.
• Regalos provenientes de cualquier servidor público y/o autoridad, sin importar el monto de este ni si se trata de un artículo que pudiera considerarse promocional.

Declaración y reporte de regalos, viajes y eventos de entretenimiento

Todo colaborador de Estratec que reciba un regalo, o invitación para viaje o evento de entretenimiento está estrictamente obligado a declararlo a su jefe inmediato y reportar al correo planteamientodeinquietudes@estratec.com . Se realiza un análisis del riesgo y posible conflicto de intereses, así mismo se registra FOR-SIG-CMP-01 Registro de Regalos y Hospitalidades.

Tratándose de regalos, Oficial de Cumplimiento, los integrantes del proceso de compliance podrán evaluar si él mismo califica para ser observado por algún regalo o beneficio, de ser así; el bien o servicio será donado a alguna asociación, fundación o grupo que persiga a causas sociales. se registra FOR-SIG-CMP-01 Registro de Regalos y Hospitalidades.

En el caso de viajes o eventos de entretenimiento, el reporte deberá ser verificado previo al evento, y en caso de haber recomendaciones emitidas por el(los) responsable(s) de compliance, estas deberán entenderse por el (los) involucrado(s). Personal de compliance llevan registro histórico de los FOR-SIG-CMP-01 Registro de Regalos y Hospitalidades, esta información sirve como elemento de entrada para la Revisión de la Dirección para las decisiones y acciones a que haya lugar.

Control de donaciones

Estratec, se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier donación. Las donaciones no están sujetas a un intercambio de consideraciones u otras obligaciones contractuales entre Estratec y el donante y viceversa.

Estratec no realiza donaciones en efectivo, sólo en especie y de equipos como multifuncionales, copiadoras, impresoras, escáner, equipos de cómputo; por lo general pero no se limita a equipos usados y/o depreciados. No se limita a montos ni cantidades mínimas ni máximas.

Para realizar cualquier donación se basa en conveniencia económica y en su caso obligación contractual (equipos instalados en ubicaciones del cliente, sin valor relevante en libros o comercial, pero con costo significativo de recolección.

Para cualquier donación se debe generar, en conjunto del beneficiario, un contrato formal y/o acta de donación. Se deben realizar los registros contables correspondientes y necesarios para tener evidencia de baja de propiedad de Estratec.

En todos los casos se requiere aprobación formal de Dirección General para cualquier tipo de donación. Las donaciones solo pueden sugerirse o proponerse a través de los integrantes del Comité Directivo con conocimiento del Oficial de Cumplimiento y con autorización expresa de la Dirección General.